PORTARIA MRE Nº 691, DE 16 DE SETEMBRO DE 2026

PORTARIA MRE Nº 691, DE 16 DE SETEMBRO DE 2026

Institui a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério das Relações Exteriores - CPAD.

O MINISTRO DE ESTADO DAS RELAÇÕES EXTERIORES, no uso das atribuições que lhe conferem o art. 87, parágrafo único, inciso I, da Constituição, considerando as diretrizes estabelecidas no Decreto nº 12.002, de 22 de abril de 2024, e tendo em vista o disposto no art. 10 do Decreto nº 12.939, de 16 de abril de 2026, resolve:

Art. 1º Fica instituída a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério das Relações Exteriores - CPAD, órgão colegiado interno que tem por objetivo orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no âmbito da atuação deste Ministério, com vistas a assegurar sua correta destinação final, nos termos da legislação.

COMPETÊNCIAS DA CPAD

Art. 2º Compete à CPAD:

I - elaborar o código de classificação de documentos e a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo, relativos às atividades-fim do MRE, e submetê-los à aprovação do Arquivo Nacional;

II - orientar a aplicação do código de classificação de documentos e da tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim e às atividades-meio do MRE;

III - elaborar relatório anual de aplicação dos instrumentos de gestão de documentos de arquivo, observadas as diretrizes do Arquivo Nacional;

IV - elaborar, quando aplicável, o plano de destinação de documentos ou a justificativa de eliminação e submetê-los à aprovação do Arquivo Nacional; e

V - gerenciar o processo de eliminação de documentos.

Parágrafo único. O processo de eliminação de documentos de que trata o inciso V do caput observará as seguintes etapas:

I - elaboração e aprovação, em caráter anual, de Listagem de Eliminação de Documentos (LED), que deverá ser ratificada pelo Ministro de Estado e submetida, para autorização final, ao Arquivo Nacional; e

II - divulgação, após obtida autorização para eliminação de documentos, de Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário Oficial da União.

COMPOSIÇÃO DA CPAD

Art. 3º A CPAD é composta pelos seguintes membros:

I - um representante do Gabinete do Ministro de Estado das Relações Exteriores;

II - um representante do Gabinete da Secretária-Geral das Relações Exteriores;

III - um representante de cada Secretaria;

IV - a diretora do Departamento de Tecnologia e Gestão da Informação - DTIC;

V - o chefe da Divisão de Comunicação e Arquivo - DCA;

VI - um representante do Arquivo Central do Itamaraty em Brasília, lotado na DCA e selecionado por seu conhecimento em gestão documental e arquivística;

VII - um representante do Arquivo Histórico do Itamaraty no Rio de Janeiro, lotado no Escritório de Representação no Rio de Janeiro e selecionado por seu conhecimento em gestão documental e arquivística;

VIII - um integrante do corpo de procuradores da CONJUR-MRE; e

IX - um diplomata do Serviço Exterior Brasileiro, exercendo qualquer função, com formação em História.

§ 1º No ato da designação dos integrantes da CPAD, também serão designados, obrigatoriamente, seus suplentes.

§ 2º Os membros titulares e suplentes da CPAD serão indicados pela chefia de cada unidade administrativa que compõe a Comissão e designados pela Secretária-Geral das Relações Exteriores, que dará publicidade às designações por meio de Portaria específica.

§ 3º A substituição de representante titular na Comissão deverá ser informada por sua unidade administrativa à Presidência da CPAD, com a indicação do substituto.

§ 4º A participação na CPAD não ensejará remuneração e sua organização e funcionamento serão definidos pela própria Comissão.

§ 5º Buscar-se-á, sempre que possível, promover equidade étnico-racial e de gênero na composição da CPAD.

ORGANIZAÇÃO DA CPAD

Art. 4º As atribuições no âmbito da CPAD serão distribuídas de acordo com a seguinte estrutura:

I - a Presidência da CPAD será exercida pela Diretora do DTIC, tendo como suplente o chefe da DCA, cabendo-lhe:

a) convocar e presidir as reuniões ordinárias e extraordinárias da CPAD; e

b) ser representante oficial da CPAD do MRE junto ao Arquivo Nacional;

II - a Comissão Executiva, formada pelo chefe da DCA, pelo representante do Arquivo Central de Brasília mencionado no inciso VII do art. 3º e pelo representante do Arquivo Histórico do Rio de Janeiro mencionado no inciso VIII do art. 3º, prestará assessoria à Presidência, tendo como funções:

a) secretariar as reuniões da CPAD;

b) manter interlocução com as unidades da Secretaria de Estado e com os postos no exterior para receber informações e transmitir orientações em matéria de gestão documental; e

c) elaborar e submeter a exame da CPAD as ações de política arquivística mencionadas nos incisos I a IV do art. 1º;

III - o Corpo Deliberativo será integrado, de forma conjunta, por todos os membros da CPAD, cabendo-lhe as seguintes funções:

a) definir as estratégias e prioridades em matéria de política arquivística do MRE; e

b) deliberar sobre todas as propostas apresentadas pela Comissão Executiva, no âmbito dos incisos I a IV do art. 1º, apresentando sugestões e votando por sua aprovação ou reformulação.

Parágrafo único. É facultado à Presidente delegar a seu suplente, sem necessidade de ato formal, o exercício das funções mencionadas nas alíneas "a" e "b" do inciso I do caput.

FUNCIONAMENTO DA CPAD

Art. 5º A CPAD realizará reuniões ordinárias, com periodicidade semestral, e extraordinárias, sempre que necessário, para discutir políticas e diretrizes relacionadas à gestão documental do MRE.

§ 1º A convocatória para as reuniões será cursada pela Presidência da CPAD, por meio de mensagem eletrônica dirigida a seus membros.

§ 2º A data da realização das reuniões ordinárias será anunciada com antecedência de pelo menos 30 dias. Reuniões extraordinárias poderão ser marcadas com antecedência de 7 dias.

§ 3º A convocação de reuniões extraordinárias poderá ser feita tanto por decisão da Presidência quanto em resposta a solicitação de pelo menos um terço dos membros da CPAD.

§ 4º O quórum de reunião da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos é de um terço dos membros, e o quórum de aprovação é de maioria simples.

§ 5º As decisões decorrentes de reuniões da CPAD serão registradas em ata, que ficará disponível na página eletrônica da DCA.

Art. 6º Os membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e os convidados que se encontrarem no Distrito Federal se reunirão presencialmente ou por videoconferência, e os membros que se encontrarem em outros entes federativos participarão da reunião por meio de videoconferência.

Art. 7º Esta Portaria entra em vigor sessenta dias após a data de sua publicação.

MAURO VIEIRA